1. Allgemeines

Mit dem FAN²-Circle will die Bank interessierten Personen (nachfolgend "FAN²") Informationen zur Zürcher Kantonalbank (nachfolgend "Bank"), zur Verfügung stellen, um sich im Hinblick auf eine mögliche Anstellung des FAN² bei der Bank gegenseitig kennenzulernen und einen Dialog führen zu können.

Auch im Bereich des Datenschutzes setzt die Bank auf einen offenen und transparenten Umgang. Die vorliegende Datenschutzerklärung dient der Erläuterung desselben.

Unter "Personendaten" versteht die Bank Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Unter "Bearbeiten" versteht die Bank jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Beschaffen, Aufbewahren, Verwenden, Umarbeiten, Bekanntgeben, Archivieren oder Vernichten von Personendaten.

1.1 Datensicherheit

Die Bank verpflichtet sich, die vom FAN² erhaltenen Personendaten nach Massgabe der anwendbaren Gesetze zu schützen und mit diesen verantwortungsvoll umzugehen.

Zu diesem Zweck trifft die Bank eine Vielzahl an Vorkehrungen, wie die Umsetzung von technischen und organisatorischen Sicherheitsmassnahmen (z.B. Einsatz von Firewalls, persönlichen Passwörtern sowie Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien, Zugriffsbeschränkungen, Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitenden, Ernennung eines Datenschutzberaters).

2. Bearbeitungsrahmen

2.1 Kategorien von Personendaten

Je nachdem, welche Dienstleistungen die Bank im Rahmen des FAN²-Circles gegebenenfalls für den FAN² erbringt, kann sie die nachfolgenden Kategorien von Personendaten bearbeiten. Dabei bearbeitet die Bank so wenige Personendaten als nötig. Erfasst werden nur Personendaten von Personen, welche im Einverständnis mit dem FAN²-Ambassador bzw. einem Mitarbeitenden der Bank, welcher mit Recruitingaufgaben betraut ist, dem FAN²-Circle der Zürcher Kantonalbank beitreten bzw. sich in Prüfung zur Aufnahme in den FAN²-Circle befinden.

In diesem Zusammenhang bearbeitet die Bank insbesondere Folgendes:

• Stamm- und Bestandesdaten (Anrede, Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, persönliche Interessen (Hobbys, Freizeit, Familie))
• Korrespondenzdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummern)
• Gesprächszusammenfassungen
• Für eine mögliche Bewerbung benötigte Unterlagen (eingereichte Dokumente wie Lebenslauf oder Bewerbungsunterlagen, sowie Unterlagen von Ämtern und Auskunftsstellen)
• Für eine mögliche Bewerbungsprüfung benötige Daten
• Daten zur Anmeldung an Events im Rahmen des FAN²-Circles (bspw. Daten zur Verfügbarkeit, örtliche Präferenzen etc.).

2.2 Herkunft

Zur Erfüllung der in Ziff. 2.4 genannten Zwecke kann die Bank Personendaten folgender Herkunft erheben:

• Personendaten, die der Bank mitgeteilt werden, z.B. im Rahmen der Anmeldung/Mitgliedschaft im FAN²-Circle, oder die in Gesprächen mit einem Vertreter der Bank (z.B. Ambassador) erzählt bzw. diskutiert werden oder bei Interesse an einer konkreten Anstellung an die Bank via E-Mail-Adresse oder Recruiting-Plattform übermittelt werden.
• Personendaten, die durch die technische Infrastruktur an die Bank übermittelt werden, z.B. bei Besuch der Webseiten.
• Personendaten aus Drittquellen, z.B. Informationen aus allgemein zugänglichen Social Media-Profilen.

2.3 Dauer der Speicherung

Die Dauer der Speicherung von Personendaten bestimmt sich nach gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. dem Zweck der jeweiligen Datenbearbeitung.

Die Bank speichert Personendaten für die Dauer der Mitgliedschaft im FAN²-Circle sowie für statistische Auswertungen während maximal 12 Monaten nach dem Ausscheiden bzw. nach Nichtaufnahme in den FAN² Circle.

2.4 Zwecke

Die Bank kann die oben beschriebenen Personendaten im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen des FAN²-Circles sowie für eigene oder gesetzlich vorgesehene Zwecke bearbeiten. Darunter versteht sie insbesondere Folgendes:

• Einschätzung, ob eine Aufnahme in den FAN²-Circle als sinnvoll und zielführend erachtet wird.
• Beurteilung, ob eine Anstellung bei der Bank aufgrund von Sozial-, Fach-, Methodenkompetenz und Einschätzung des zukünftigen Potentials der erwähnten Kompetenzen sinnvoll erscheint.
• Marketing, Marktforschung über das Dienstleistungsangebot (z.B. Direktmarketing, Anlässe, Ermittlung der Kandidatenzufriedenheit, künftige Kandidatenbedürfnisse oder künftiges Datenverhalten).
• Statistik, Auswertungen zur Kandidaten-Pipeline.
• Allfällige weitere Zwecke, über die der FAN² von der Bank in Kenntnis gesetzt wird.

2.5 Grundlagen für die Bearbeitung von Personendaten

Je nachdem, welche Dienstleistungen im Rahmen des FAN²-Circles die Bank für den Fan² gegebenenfalls erbringt bzw. zu welchem Zweck die Personendaten bearbeitet werden, beruht die Datenbearbeitung auf folgender Grundlage:

• Gegebenenfalls auf Ihrer Einwilligung.
• Wahrung berechtigter Interessen der Bank (z.B. Marketing, Marktforschung, Beratung und Information über das Dienstleistungsangebot für potentielle neue Mitarbeitende der Bank, Vorbereitung und Erbringung massgeschneiderter Dienstleistungen, soweit kein Widerspruch erfolgt ist).

2.6 Bestehen für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Um einen Ambassador zu wählen, ist die Bank auf die Angabe von Name, Vorname, Emailadresse und Telefonnummer angewiesen. Nur so kann eine Kontaktaufnahme und ein weiterer Austausch zwischen dem FAN² und einem FAN²-Ambassador oder einem anderen Vertreter der Bank geplant und aufgegleist werden. Um eine definitive Aufnahme in den FAN²-Circle prüfen zu können, ist die Bank weiter auf die Daten aus dem Austausch/Gespräch mit dem FAN²-Ambassador oder einem Vertreter der Bank angewiesen. Ohne diese Daten ist ein Beitritt in den FAN²-Circle nicht möglich.

Weiter ist die Bank auf die Angabe von Name, Vorname Emailadresse und Telefonnummer angewiesen, wenn ein FAN² ein Angebot auf www.zkb.ch/insights auswählt, um ihm weitere Informationen zur selbstgewählten Dienstleistung (Event, Beratung) zustellen zu können. Eine weitergehende Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten besteht nicht.

2.7 Profile

Die Bank weist darauf hin, dass sie für die Einschätzung der Eignung des FAN² für eine mögliche Anstellung auch Profile erstellt. Bei Profilen handelt es sich um eine Zusammenstellung von Daten, die eine Beurteilung wesentlicher Aspekte der Persönlichkeit einer natürlichen Person erlaubt. Die Bank wird solche Profile nur gemäss dieser Datenschutzerklärung bearbeiten und an keine Dritte weitergeben.

2.8 Kategorien vorgesehener Empfänger, Garantien und Auslandbekanntgabe

Innerhalb der Bank erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf die Personendaten des Fan², welche sie für Arbeiten rund um den FAN²-Circle benötigen. Diese Gruppe wird so klein wie möglich gehalten.

• Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
• Es werden keine Service Provider für die Datenbearbeitung beigezogen.

3. Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch sowie - soweit anwendbar - das Recht auf Datenübertragbarkeit. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Auskunftsgesuche nimmt die Bank schriftlich, zusammen mit einer gut lesbaren Kopie eines gültigen amtlichen Ausweises (z.B. Pass, Identitätskarte, Führerausweis) unter folgender Adresse entgegen: Zürcher Kantonalbank, Datenschutzberater, Legal & Compliance, Postfach, 8010 Zürich.

Bei den Lösch- und Widerspruchsrechten handelt es sich nicht um uneingeschränkte Rechte.

Eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung in die Bearbeitung von Personendaten können Sie jederzeit gegenüber der Bank widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Bearbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Falls die Bank Ihren Erwartungen im Hinblick auf die Bearbeitung von Personendaten nicht entspricht, Sie sich über Datenschutzpraktiken der Bank beschweren möchten oder Ihre Rechte ausüben wollen, teilen Sie dies bitte der Bank mit. Dies gibt der Bank u.a. die Möglichkeit, Ihr Anliegen zu prüfen und sich allenfalls zu verbessern. Um die Bank bei der Beantwortung Ihrer Anfrage zu unterstützen, werden Sie um eine entsprechende aussagekräftige Mitteilung gebeten. Die Bank wird Ihr Anliegen innert angemessener Zeit prüfen und beantworten.

4. Änderungen von Personendaten

Die Bank ist verpflichtet, die Personendaten sachlich richtig zu bearbeiten und auf dem neusten Stand zu halten. Teilen Sie bitte der Bank Änderungen der Personendaten auf dem üblicherweise verwendeten Kommunikationsweg mit.

5. Kontaktdaten und Ausübung Ihrer Rechte

Die Bank ist verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten:

Zürcher Kantonalbank
Sitz Zürich
Bahnhofstrasse 9
8001Zürich

Allgemeine Fragen, Anregungen und Bemerkungen können Sie uns per E-Mail senden.

Ihre Fragen im Zusammenhang mit Datenschutz können Sie an folgende Fachstelle richten: Zürcher Kantonalbank, Datenschutzberater, Legal & Compliance, Postfach, 8010 Zürich oder senden Sie uns eine Mitteilung per E-Mail.

Wenn Sie mit der Reaktion der Bank nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde in der Rechtsordnung, in der Sie leben oder arbeiten oder am Ort in dem Ihrer Ansicht nach ein Problem in Bezug auf die Personendaten aufgetreten ist, einzulegen.

6. Stand der Datenschutzerklärung

Die vorliegende Datenschutzerklärung wurde zuletzt im November. 2018 aktualisiert. Sie legt allgemein die Bearbeitung von Personendaten durch die Bank in Bezug auf den FAN²-Circle dar. Die Bank behält sich vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Im Falle einer solchen Anpassung werden Sie auf angemessene Weise informiert, je nachdem, wie üblicherweise mit Ihnen kommuniziert wird, bspw. über die Webseite auf www.zkb.ch/ambassador oder www.zkb.ch/insights.

Jüngste Aktualisierung: November 2018